仕事の効率も上げるためには情報共有ツールやワークフローを活用しよう

報告関係が手早く行える

営業などの仕事を行なっているのであれば、上司への報告や活動記録をチームで共有することは多いでしょう。毎回必要な作業の為、一日に割かれている時間は非常に多いと言えます。そのため、この作業を少しでも短縮して業務効率をあげられるのが情報共有ツールです。それらを導入するかしないかの比較を見て、どれが会社にとって良い選択か見比べてみましょう。

情報共有ツールを導入orしていない会社

導入している

上司やチームに必要な報告がリアルタイムで報告されて、全員に共有されます。瞬時に全員に情報共有が可能になるので、時間の短縮が図れることでしょう。また、チーム全体で同じ情報が見られることにより、認識の一致が可能となります。

導入していない

ツールを導入していないため、毎回報告や連絡が直接かメールや書類での報告になります。どうしても時間を取られる作業のため、報告者の作業の手早さが求められるでしょう。

チャットツールを利用している会社は多い

現代では、システムを有効活用している会社がほとんどです。それは現代がインターネット社会だからだと言えるでしょう。そして、ツールの中でもチャットツールは社内のコミュニケーションを円滑にしてくれる働きがあります。そのため、まだチャットツールを導入していない会社はチャットツールを導入していくメリットや選ばれている理由を知っていくと良いでしょう。

チャットツール導入が選ばれる理由

no.1

複数で文字のやり取りが可能

チャットツールがツールの導入として選ばれる最大の理由は、瞬時に複数の人と文字のやり取りが出来るところではないでしょうか。そのため、意見交換やコミュニケーションが取りやすい環境として支持されています。

no.2

SNS感覚で気軽に使える

メールと違ってチャットはSNS感覚で使用がしやすいので、かしこまった文章を入力する手間がはぶけます。そのため、メッセージや報告のやり取りの時間短縮につながります。その気軽さが選ばれている理由でしょう。

no.3

内部だけで使える

チャットツールは、メールなどと違って、外部からの侵入されることがないところも良さの一つです。そのため、迷惑メールの存在もなくなるという点から、チャットツールを導入するきっかけとなったとの意見もありました。

no.4

編集可能だから安心

チャットは掲示板形式なので、文字の編集が可能です。どうしても文字の入力ミスや送信相手を間違ったりしてしまいますよね。そんな場合でも、チャットツールなら、編集や削除まで可能なので安心してやり取りが出来ます。

no.5

通知機能で読み忘れ防止

チャットツールには通知機能がついているので、読み忘れ防止を防げます。そのため、重要な共有内容などを確実に全員に共有することが出来ることから、多くの企業からも利便性が見出されています。

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チャットツールの便利性
遠距離でもすぐにやり取りができる クラウドのワークフローで効率化
オンラインデモを試せるのでチェックしよう ワークフローを導入する!仕事をもっと楽に。
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ワークフロー機能について

パソコン

ワークフローとは

ワークフローは、この言葉通り、社員間で行う業務の流れを自動化したもの。自動化することによって、作業効率はアップするのは間違いありません。そして、このワークフローはどの会社でも必要なものといえます。しかし、まだ導入していないところが少なからずまだあるのが現状でしょう。

クラウドワークフローの存在

これまで紙媒体で行なわれてきたものが、今やクラウドワークフローなどの導入によって、スムーズな作業へと改善されました。パソコンやスマホでも確認をして承認まで出来るシステムなので、時間や場所を選ばずに業務が出来ます。また、クラウド型にすることで管理も楽になっていくでしょう。